Pärast ettevõtte registreerimist saad ligipääsu Unicounti Kliendiportaali. Sisselogimisel kontrollime, et sinu e-residendi kaardi, Smart-ID, ID-kaardi või Mobiil-ID isikukood oleks seotud vähemalt ühe aktiivse virtuaalkontori tellimusega. Kasutajatel, kellel on mitu ettevõtet, võib olla mitu aktiivset virtuaalkontori tellimust. Ühe ettevõtte virtuaalkontori tellimusele mitme kasutajaga ligipääs ei ole veel võimalik.

Sisse saab logida alles pärast seda, kui sinu ettevõte on saanud registrikoodi.

Pärast sinu firma registreerimise õnnestumist saad peagi e-kirja, mis palub teil aktiveerida virtuaalkontori teenus. See tähendab, et Unicount peab nüüd koguma sinu ettevõtte ja tegelike kasusaajate kohta rohkem teavet.

Kliendiandmete täitmiseks logi sisse Kliendiportaali, ava menüü Kliendiandmed ja täida nõutud väljad, nagu on näidatud sellel Uniounti andmetega näidisel. Kui oled lõpetanud, klõpsa paremas ülanurgas nuppu “Salvesta”. Andmete salvestamine viib sind automaatselt järgmistele vahekaartidele, kus saad sisestada ettevõtte tegelikud kasusaajad ja laadida üles nende passikoopiad. Siit leiad selle kõige kohta täpsemad juhised “Kuidas ma saan virtuaalkontori teenust aktiveerida?”

Unicount Kliendiportaal, nagu ka ettevõtte asutamise iseteeninduskeskkond, on saadaval eesti, inglise, prantsuse, hispaania, saksa, türgi ja vene keeles. Olenemata sellest, millist keelt sa registreerumisel kasutasid, saad alati lülituda just sulle kõige sobivamale keelele. Suhtluskeele valimine tähendab ka seda, et pärast nupu „Salvesta” klõpsamist muutub Kliendiportaali kasutajaliideses kuvatav keel. Kõik uued Unicounti poolt saadavad sõnumid on sinu poolt valitud keeles, kui vastavad tõlked on olemas.

Teavituste eelistused leiad menüüst “Kasutaja andmed”. Seal saad valida, kas soovid saada Unicounti uudiskirju ja partnerpakkumisi või loobuda neist. Teenuse märguanded ja sissetulevate kirjade teavitused on vaikimisi aktiivsed ja neid ei saa välja lülitada. Ametlikest teadetest ei saa ka loobuda, sest Unicountil on kohustus teavitada kliente kõigist saabunud ametlikest teadetest, näiteks majandusaasta aruannete tähtaegadest, tasumata maksudest või kohtumäärustest.

Kõik sinu firma virtuaalkontori aadressile toimetatud kirjad avatakse ja skaneeritakse igal tööpäeval. Seejärel laadime skaneeritud kirjad üles Kliendiportaali “Kirjad” menüüsse ja sulle saadetakse e-kirjaga teade uue postisaadetise kohta. Oma kirjade lugemiseks logi sisse Kliendiportaali.

Sinu Kirjade postkastis on kolme eri kategooriat kirju:

Post on sinu ettevõttele adresseeritud postisaadetiste kategooria. See hõlmab ka pangakaardi või tähitud kirja saabumise teateid.

Ametlik on kategooria kõigi Eesti riigiasutuste poolt saadetud sõnumite jaoks, mille Unicount on saanud kas seetõttu, et 14614272@eesti.ee on määratud teie ettevõtte avalikuks e-posti aadressiks, või seetõttu, et kiri oli saadetud Unicountile kui sinu ettevõtte kontaktisikule Eestis. Kõik Unicount kiirasutamise teenuse kaudu kontaktisiku teenusega registreeritud osaühingud on vaikimisi registreeritud Unicounti eesti.ee e-posti aadressiga, et vähendada rämpsposti hulka, mis äriregistris firma registreerimisel saabuma hakkab firma avalikule e-posti aadressile.

Unicount on kõigi virtuaalkontori teenusega seotud sõnumite kategooria, mida Unicount saadab sinu tellimusega seotud infoga.

Kui sinu ettevõte on saanud postisaadetise, näiteks pangakaardi, võid paluda selle saata edasi oma aadressil Eestis või ka välisriigis. Selleks võid meile lihtsalt teatada kirjast, mida soovid edasi saata, koos aadressiga, kuhu soovid oma kirja edastada.

Unicount kasutab posti edastamiseks Omniva teenust või DHL-i kullerit. Hinnapakkumise saamiseks võid võtta ühendust Unicounti klienditoega. Postikulule lisandub teenustasu 25 eurot, pluss käibemaks. Posti edastamise tasud võetakse sinu salvestatud kaardilt enne posti edastamist. Siit leiad juhendi selle kohta, kuidas Kliendiportaalis pangakaarti lisada või muuta.

Vastavalt Unicounti Kasutustingimustele ei võta Unicount vastu ega edasta oma klientidele postiga või kulleriga kohale toimetatud pakke, välja arvatud juhul, kui see on eelnevalt kokku lepitud. Erandiks on kirja formaadis kulleriga kohale toimetatud saadetised, näiteks pangakaardid. Olenevalt kullerfirmast võib juhtuda, et kuller on Avala büroohoonesse sisenedes segaduses, kui ei leia sinu ettevõtte nime. Selleks, et nad sinu tähtsa kirjaga ei lahkuks, on hea Unicounti klienditeenindust eelnevalt teavitada, et annaksime kullerile telefoninumbri vastuvõtulauast kontorisse helistamiseks.

Aadressiteenuse tellimuse pikendamine on uskumatult lihtne, kui registreerid makseviisiks oma firma pangakaardi. Unicount pikendab sinu virtuaalkontori tellimust automaatselt järgmiseks 12 kuuks, võttes 7 päeva enne teenuse aegumise kuupäeva järgmise 12 kuu teenustasu. Pead vaid veenduma, et sinu pangakaart või ID-dokument pole aegunud ja Unicount teeb ülejäänu automaatselt. Kui sul pole firma pangakaarti ja sa ei soovi oma erakaarti firma makseteks kasutada, saad oma arve alla laadida menüüst “Tellimuse andmed” ja teha pangaülekande käsitsi. Arved on saadaval 60 päeva enne teenuse aegumise kuupäeva ja oma kehtivat tellimust näed alati Kliendiportaali töölaual.

Kui soovid virtuaalkontori tellimusest loobuda, saad oma teenuse tühistada menüüst “Tellimuse andmed” ning seejärel muuta enne teenuse aegumist äriregistris oma firma juriidilist aadressi ja vajadusel ka kontaktisikut.