Vous vous demandez peut-être à quoi devrait ressembler une facture une fois que vous aurez créé votre entreprise estonienne et commencé à faire des affaires. Unicount a publié un exemple de facture de vente pour les clients qui nous demandent quoi écrire sur leurs premières factures.
Dans cet article, nous vous expliquons les champs obligatoires d'une facture de dépenses selon que votre entreprise est immatriculée à la TVA ou non.
Factures pour les entreprises non immatriculées à la TVA
Les entreprises estoniennes n’obtiennent pas automatiquement d’enregistrement à la TVA ou tout autre numéro fiscal lorsqu’elles sont constituées. Cela signifie qu'il n'y aura pas de taxe sur la valeur ajoutée (TVA) en amont à déduire et à récupérer auprès de l'Office estonien des impôts et des douanes. Votre entreprise nouvellement enregistrée, qui vient de démarrer son activité et qui n'est pas immatriculée à la TVA, perd la TVA payée en amont sur ses factures d'achat.
Conformément à l'article 7 de la loi estonienne sur la comptabilité, le document source doit contenir les informations suivantes pour un fournisseur non enregistré à la TVA. Elle s'applique aux documents de dépenses pour lesquels votre entreprise n'a pas de possibilité de déduction de la TVA en amont car elle n'est pas immatriculée à la TVA :
la date de la note de frais ;
la substance économique de la transaction ;
le nom et le numéro de la pièce de dépenses ;
les chiffres numériques relatifs à la transaction (quantité, prix et montant total) ;
données d’identification des parties à la transaction (données du Registre des Entreprises des Vendeurs et des Acheteurs).
Voici quelques exemples des achats les plus courants :
reçu d'un magasin;
reçu d'une station-service automatique;
trajet en taxi payé via une application mobile ;
d'autres factures pour divers achats.
Si les factures ne mentionnent pas le nom de l'acheteur (le nom de votre entreprise ou votre nom), le document source ne prouvera pas directement que la dépense est liée à une activité commerciale. Dans de tels cas, le nom de l'entreprise doit être inscrit à la main sur le reçu (pour un document électronique avant la prise de vue).
Si le document ne comporte pas les champs obligatoires, le document est considéré comme n'étant pas lié aux activités commerciales et est imposé à l'impôt sur le revenu estonien. La même chose se produit si vous n'avez pas le document mais que le relevé bancaire montre des transactions avec des tiers.
Dans les exemples de documents de dépenses ci-dessus, il manque le nom du destinataire du service/des biens (le nom de votre entreprise) et il serait nécessaire d'écrire le nom de l'entreprise dessus avant de prendre les photos ou les numérisations.
Un cachet d'entreprise peut également être utilisé avec les données de votre entreprise pour gagner du temps lors de l'écriture manuscrite du nom de l'acheteur. Le timbre n'est pas un élément obligatoire pour les entreprises estoniennes, alors achetez-le uniquement si vous pensez en avoir l'utilité.
Dans l'exemple ci-dessus, il y a le reçu de dépenses du magasin (à gauche) ainsi que le reçu de paiement par carte (à droite). Le reçu de paiement par carte lui-même n’est pas suffisant car il n’y a aucune substance économique de la transaction sur le reçu.
Factures TVA pour les entreprises assujetties à la TVA
En Estonie, l'obligation de s'immatriculer à la TVA naît lorsque le chiffre d'affaires imposable d'un exercice financier (année civile pour les clients Unicount) dépasse 40 000 €. Une inscription volontaire avant d’atteindre le seuil d’inscription est également possible.
Les entreprises estoniennes ne sont pas automatiquement enregistrées à la TVA une fois constituées. Si vous souhaitez inscrire volontairement votre entreprise à la TVA, veuillez nous contacter.
Conformément à l'article 37 de la loi estonienne sur la TVA, les informations suivantes doivent figurer sur la facture :
le numéro de série et la date d'émission de la facture ;
le nom et l’adresse de l’assujetti et son numéro d’immatriculation en tant qu’assujetti (numéro de TVA) ;
le nom et l'adresse de l'acquéreur des biens ou du destinataire des services ;
le numéro d'enregistrement de l'acquéreur de biens ou du destinataire de services en tant qu'assujetti si l'acquéreur de biens ou le destinataire de services est redevable de l'impôt lors de l'acquisition de biens ou de la réception de services ;
le nom ou une description des biens ou des services ;
la quantité des biens ou l'étendue des services ;
la date d'expédition des biens ou de prestation des services ou la date de réception du paiement total ou partiel des biens ou des services si la date est déterminable et diffère de la date d'émission de la facture ;
le prix des biens ou des services hors taxe sur la valeur ajoutée et hors réductions éventuelles, si celles-ci ne sont pas incluses dans le prix ;
la base d'imposition ventilée par différents taux de taxe sur la valeur ajoutée ainsi que les taux de taxe sur la valeur ajoutée applicables ou le montant de la livraison exonérée de taxe ;
le montant de la taxe sur la valeur ajoutée due, sauf dans les cas prévus par la loi. Le montant de la taxe sur la valeur ajoutée sera indiqué en euros.