En tant que fournisseur de services agréé, Unicount doit se conformer à la réglementation estonienne nous obligeant à identifier les représentants de l'entreprise et les bénéficiaires effectifs.

Après avoir effectué le paiement de votre création d'entreprise et/ou de votre abonnement au bureau virtuel, vous serez redirigé vers la vue des données client du tableau de bord client Unicount.

Voici comment vous pouvez soumettre vos données client :

Remplissez les détails commerciaux requis, comme indiqué dans cet exemple de capture d'écran avec les données Unicount. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur "Sauvegarder les modifications" dans le coin supérieur droit.

Exemple de contacts de l'entreprise avec les données Unicount

Exemple de profil d'entreprise avec les données Unicount

Lorsque vous avez terminé, passez à l'onglet "Propriété" où vous pouvez insérer les propriétaires effectifs de l'entreprise.

Dans l'onglet « Personnes liées », vérifiez si toutes les personnes physiques qui contrôlent plus de 25 % de la société par le biais d'une participation directe ou indirecte sont insérées. Ces personnes sont également appelées « bénéficiaires effectifs ».

Mathématiquement, il peut y avoir jusqu'à trois propriétaires effectifs contrôlant plus de 25 % de la société. Vous pouvez en savoir plus sur les propriétaires effectifs ici. Le fait qu'aucune personne physique ne contrôle plus de 25 % des droits de vote par le biais de la propriété s'applique normalement aux grandes entreprises ayant de nombreux actionnaires.

Si aucune personne physique ne contrôle plus de 25 % de la société par une participation directe ou indirecte, vous pouvez insérer des membres du conseil d'administration (directeurs) ou des membres du conseil de surveillance comme bénéficiaires effectifs. Pour cela, choisissez le type de contrôle approprié dans le menu déroulant.

Si vous êtes le seul actionnaire bénéficiaire, vous pouvez facilement confirmer vos informations existantes en cliquant sur « Je suis le seul bénéficiaire effectif ultime (UBO) de la société ». Vous ne pourrez pas soumettre d'autres personnes liées si cette case est cochée.

Si l'entreprise compte des membres supplémentaires au conseil d'administration, veuillez les ajouter en tant que personnes liées. Unicount ne propose pas de services aux entreprises qui ont des personnes liées dont la nationalité et le lieu de résidence ne sont pas pris en charge.

Si les bénéficiaires effectifs disposent de codes d'identification personnels estoniens émis par le programme e-Residency, veuillez les insérer à la place des codes d'identification du pays de résidence/citoyenneté.

Une fois terminé, cliquez sur le bouton « Enregistrer les modifications » dans le coin supérieur droit.

Lorsque vous avez terminé, passez à l'onglet "Documents" où vous pouvez insérer les informations de passeport et télécharger des copies de passeport des bénéficiaires effectifs de l'entreprise.

Dans l'onglet Documents, insérez les informations de passeport et téléchargez des copies de passeport valides pour tous les bénéficiaires effectifs. Les personnes physiques insérées dans l'onglet "Propriété" précédent sont affichées ici afin que vous puissiez facilement ajouter une copie du passeport pour chacune d'entre elles. Veuillez télécharger uniquement des fichiers PDF ou JPG.

En l'absence de passeport valide, les cartes d'identité EEE sont acceptées. Veuillez télécharger les deux côtés des cartes d'identité.

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton "Sauvegarder les modifications" dans le coin supérieur droit.

Si toutes les informations requises sont insérées, cliquer sur Enregistrer les modifications ouvre la fenêtre de signature dans laquelle Unicount vous demande de signer numériquement pour confirmer les données client insérées.

La signature sera déclenchée avec la même méthode eID que celle que vous avez utilisée pour vous connecter au libre-service, il s'agit donc soit d'une carte de résident électronique estonienne, d'une carte d'identité, d'une Smart-ID ou d'une Mobile-ID.

Avant de pouvoir signer vos données client avec votre carte de résident électronique, carte d'identité, Smart-ID ou Mobile-ID estonienne, veuillez confirmer ce qui suit en cochant les cases appropriées:

1) Aucune personne parmi les actionnaires, les membres du conseil d’administration ou les bénéficiaires effectifs finaux de la société ne figure sur les listes de sanctions de l’UE

2) Aucune personne parmi les actionnaires, les membres du conseil d’administration ou les bénéficiaires effectifs finaux de la société n’est engagée en politique

3) Les informations indiquées sont exactes, complètes et correspondent à la situation réelle

4) J'accepte les conditions d'utilisation d'Unicount

5) J'accepte la politique de confidentialité d'Unicount

Une fois que vous avez signé avec succès vos données client, Unicount vous contacte uniquement s'il y a quelque chose qui nécessite des éclaircissements supplémentaires.

Veuillez noter que les problèmes liés à la carte de résident électronique estonienne et à la carte d'identité avec la signature du navigateur sont très courants. Unicount recommande toujours d'utiliser Smart-ID lors de l'accès aux services en ligne. Pour réessayer de vous connecter avec Smart-ID, déconnectez-vous plutôt du tableau de bord client et reconnectez-vous avec Smart-ID.

Vous pouvez lire ici pourquoi Unicount recommande Smart-ID.

Si vous êtes convaincu que vous ne souhaitez pas configurer Smart-ID pour une authentification et une signature en ligne pratiques, veuillez trouver l'article de dépannage pour les problèmes liés à la carte d'identité estonienne et à la carte de résident électronique ici.