Après avoir renouvelé votre abonnement annuel à l'adresse virtuelle avec Unicount, vous recevrez un email vous invitant à mettre à jour vos données client.

Cela signifie qu'Unicount doit vérifier que les informations concernant votre entreprise sont toujours pertinentes. Les exigences de collecte de données client et de surveillance des clients découlent de la législation estonienne qui régit les prestataires de services comme Unicount.

Voici comment vous pouvez mettre à jour vos données client :

Vous pouvez vous connecter au tableau de bord ici si l'abonnement au bureau virtuel est connecté à votre eID (code d'identification personnel estonien sur votre carte d'identité, Smart-ID ou Mobile-ID).

Actuellement, un seul utilisateur autorisé peut accéder à l'abonnement au bureau virtuel de l'entreprise. Il s'agit normalement de l'utilisateur qui a abonné l'entreprise au service Unicount. Pour modifier l'utilisateur autorisé, veuillez contacter le support Unicount.

Tout d'abord, vérifiez si les informations de votre profil utilisateur sont toujours à jour. Cela est nécessaire pour qu'Unicount puisse vous contacter en cas d'échec des contacts de votre entreprise. Ouvrez le menu Profil utilisateur et vérifiez vos coordonnées. Cliquez sur Enregistrer les modifications après avoir mis à jour vos informations.

Vous n'avez qu'un seul profil utilisateur, mais vous pouvez avoir plusieurs entreprises liées à votre eID.

Si vous avez plusieurs entreprises, vous pouvez sélectionner la bonne entreprise dans un menu déroulant sous le logo Unicount.

Cliquez ensuite sur le menu Données client.

Remplissez les informations commerciales requises comme indiqué dans cet exemple de capture d'écran avec les données Unicount. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur « Enregistrer les modifications » dans le coin supérieur droit.

L'enregistrement des données vous amène automatiquement à l'onglet suivant où vous pouvez mettre à jour les bénéficiaires effectifs de l'entreprise.

Exemple de contacts d'entreprise avec données Unicount

Exemple de profil d'entreprise avec données Unicount

Dans l'onglet Propriété, vérifiez si toutes les personnes physiques qui contrôlent plus de 25% de la société par détention directe ou indirecte sont bien inscrites. Elles sont également appelées "bénéficiaires effectifs".

Mathématiquement, il ne peut pas y avoir plus de 3 bénéficiaires effectifs contrôlant plus de 25% de la société. Vous pouvez en savoir plus sur les bénéficiaires effectifs ici.

S'il n'y a aucune personne physique contrôlant la société par détention directe ou indirecte, vous pouvez inscrire les membres du conseil d'administration en tant que bénéficiaires effectifs. L'absence de personne physique contrôlant plus de 25% des droits de vote s'applique généralement aux grandes entreprises ayant de nombreux actionnaires.

Si vous êtes le seul actionnaire bénéficiaire, vous pouvez facilement confirmer vos informations en cliquant sur "Je suis le seul bénéficiaire effectif (UBO) de la société".

Si les bénéficiaires effectifs possèdent des codes d'identification personnels estoniens délivrés via le programme de résidence électronique, veuillez insérer ceux-ci à la place des codes d'identification du pays de résidence/citoyenneté.

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton "Enregistrer les modifications" en haut à droite.

L'enregistrement des données vous conduit automatiquement à l'onglet suivant où vous pouvez insérer les informations du passeport et télécharger des copies des passeports des bénéficiaires effectifs de la société

Dans l'onglet Documents, insérez les informations relatives au passeport et téléchargez des copies valides des passeports de tous les bénéficiaires effectifs. Les personnes physiques insérées dans l'onglet précédent sont affichées ici afin que vous puissiez facilement ajouter une copie du passeport pour chacune d'elles. Veuillez télécharger uniquement des fichiers PDF ou JPG.

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton "Enregistrer les modifications" en haut à droite.

Si toutes les informations requises sont insérées, cliquer sur "Enregistrer les modifications" ouvre la fenêtre de signature où Unicount vous demande de signer numériquement pour confirmer les données client insérées. La signature sera déclenchée pour le même eID que vous avez utilisé pour vous connecter au tableau de bord client, donc soit une carte de résident électronique estonienne, une carte d'identité, Smart-ID ou Mobile-ID.

Veuillez noter que si aucune mise à jour n'a été effectuée dans aucun des onglets, la fonction de signature ne peut pas être déclenchée. Cela permet d'éviter les soumissions inutiles sans mises à jour.

Avant de pouvoir signer vos données client avec votre carte de résident électronique estonienne, votre carte d'identité, votre Smart-ID ou votre Mobile-ID, veuillez confirmer les éléments suivants en cochant les cases appropriées :

1) Aucune personne n'est inscrite sur les listes de sanctions de l'UE parmi les actionnaires, les membres du conseil d'administration ou les bénéficiaires effectifs ultimes de la société

2) Aucune personne politiquement exposée parmi les actionnaires, les membres du conseil d'administration ou les bénéficiaires effectifs ultimes de la société

3) Les informations fournies sont vraies, complètes et reflètent la situation réelle

4) J'accepte les conditions de service d'Unicount

5) J'accepte la politique de confidentialité d'Unicount

Une fois que vous avez signé avec succès vos données client, Unicount vous contacte uniquement s'il y a quelque chose qui nécessite des éclaircissements supplémentaires.

Veuillez noter que les problèmes liés à la signature du navigateur concernant la carte de résident électronique et la carte d'identité estonienne sont très courants. Unicount recommande toujours d'utiliser Smart-ID lors de l'accès aux services en ligne. Pour réessayer de vous connecter avec Smart-ID, déconnectez-vous plutôt du tableau de bord client et reconnectez-vous avec Smart-ID.

Vous pouvez lire ici pourquoi Unicount recommande Smart-ID.

Si vous êtes convaincu que vous ne souhaitez pas configurer Smart-ID pour une authentification et une signature en ligne pratiques, veuillez trouver l'article de dépannage pour les problèmes liés à la carte d'identité et à la carte de résident électronique estoniennes ici.