Quizás se pregunte cómo debería ser una factura una vez que establezca su empresa en Estonia y comience a operar. Unicount ha publicado un modelo de factura de venta para clientes que nos preguntan qué escribir en sus primeras facturas.
En este artículo te explicamos los campos obligatorios de una factura de gastos dependiendo de si tu empresa está registrada a efectos del IVA o no.
Facturas para empresas no registradas a efectos del IVA
Las empresas estonias no obtienen automáticamente un registro de IVA ni ningún otro número fiscal cuando se constituyen. Esto significa que no habrá ningún impuesto sobre el valor añadido (IVA) soportado que deducir y reclamar de la Junta de Impuestos y Aduanas de Estonia. Su empresa recién registrada que acaba de comenzar a operar y no se ha registrado a efectos del IVA pierde el IVA soportado pagado en sus facturas de compra.
Según el artículo 7 de la Ley de Contabilidad de Estonia, el documento fuente debe contener la siguiente información para un proveedor no registrado a efectos del IVA. Se aplica a los documentos de gastos en los que su empresa no tiene posibilidad de deducción del IVA soportado por no estar registrada a efectos del IVA:
la fecha del documento de gastos;
la sustancia económica de la transacción;
el nombre y número del documento de gastos;
las cifras numéricas relativas a la transacción (cantidad, precio e importe total);
datos de identificación de las partes de la transacción (datos del Registro Mercantil del Vendedor y del Comprador).
A continuación se muestran algunos ejemplos de las compras más habituales:
recibo de una tienda;
recibo de una gasolinera automática;
viaje en taxi pagado a través de una aplicación móvil;
otras facturas de compras diversas.
Si las facturas no incluyen el nombre del comprador (el nombre de su empresa o su nombre), entonces el documento fuente no probará directamente que el gasto esté relacionado con alguna actividad comercial. En tales casos, el nombre de la empresa debe escribirse a mano en el recibo (en el caso de un documento electrónico, antes de tomar la fotografía).
Si el documento no tiene los campos requeridos, se considera que el documento no está relacionado con actividades comerciales y está sujeto al impuesto sobre la renta de Estonia. Lo mismo ocurre si no tienes el documento pero el extracto bancario muestra transacciones con terceros.
A los ejemplos de documentos de gastos anteriores les falta el nombre del destinatario del servicio/bienes (el nombre de su empresa) y sería necesario escribir el nombre de la empresa en ellos antes de tomar las fotografías o los escaneos.
También se puede utilizar un sello de empresa con los datos de su empresa para ahorrar tiempo al escribir a mano el nombre del comprador. El sello no es un artículo obligatorio para las empresas estonias, así que cómprelo sólo si cree que puede utilizarlo.
En el ejemplo anterior, está el recibo de gastos de la tienda (a la izquierda) y también el recibo de pago con tarjeta (a la derecha). El recibo de pago con tarjeta en sí no es suficiente ya que no hay sustancia económica de la transacción en el recibo.
Facturas con IVA para empresas registradas con IVA
En Estonia, la obligación de registrarse a efectos del IVA surge cuando el volumen de negocios imponible en un período financiero (año natural para clientes Unicount) supera los 40.000 €. También es posible un registro voluntario antes de alcanzar el umbral de registro.
Las empresas estonias no se registran automáticamente a efectos del IVA una vez constituidas. Si desea registrar su empresa a efectos del IVA de forma voluntaria, póngase en contacto con nosotros.
Según el artículo 37 de la Ley del IVA de Estonia, en la factura debe figurar la siguiente información:
el número de serie y la fecha de emisión de la factura;
el nombre y la dirección del sujeto pasivo y el número de registro de la persona como sujeto pasivo (número de IVA);
el nombre y dirección del adquirente de bienes o del destinatario de servicios;
el número de registro del adquirente de bienes o del destinatario de servicios como sujeto pasivo si el adquirente de bienes o el destinatario de servicios tiene obligaciones tributarias por la adquisición de bienes o la recepción de servicios;
el nombre o una descripción de los bienes o servicios;
la cantidad de los bienes o el alcance de los servicios;
la fecha de envío de los bienes o prestación de los servicios o la fecha de recepción del pago total o parcial de los bienes o servicios si la fecha puede determinarse y difiere de la fecha de emisión de la factura;
el precio de los bienes o servicios sin incluir el impuesto sobre el valor añadido y posibles descuentos, si no están incluidos en el precio;
la base imponible desglosada por los diferentes tipos del Impuesto sobre el Valor Añadido junto con los tipos aplicables del Impuesto sobre el Valor Añadido o el importe de la entrega exenta del impuesto;
el importe del impuesto sobre el valor añadido a pagar, salvo en los casos previstos por la ley. El importe del Impuesto sobre el Valor Añadido se indicará en euros.